Après la signature

Avant de commencer

Promesse

En une vingtaine de minutes, tu sais à quels endroits ton après-placement repose sur ta mémoire, laquelle de ces zones corriger en premier, et comment le faire dès ce mois-ci avec les outils que tu as déjà.

Pour qui

• Tu diriges un cabinet de recrutement, une ESN ou une activité de recruteur indépendant.
• Tu as des consultants en mission en régie : freelances, salariés ou sous-traitants.
• C’est toi, ou une personne de ton équipe, qui gères les CRA, les factures et les relances.

Pour qui ce n’est pas

• Tu fais uniquement du placement en CDI, avec des honoraires ponctuels : la chaîne décrite ici ne te concerne pas.
• Tu as un service administratif et financier dédié, avec un ERP déjà en place : tu connais déjà tout ça.
• Tu cherches un outil de sourcing ou un ATS : ce n’est pas le sujet.

Ce que tu obtiens

• Un score sur 40, décliné en 5 zones de 8 points.
• Ta zone prioritaire.
• Pour chaque zone, un correctif faisable dans ton Excel ou ton outil actuel.
• Un tableau de suivi minimum, une routine de fin de mois et 5 messages types à copier.

Durée

Une vingtaine de minutes pour le diagnostic. Une heure de plus si tu appliques le premier correctif dans la foulée.

Niveau requis

Aucun. Il faut juste connaître ton activité.

Ce qu’il te faut sous la main

• Ton fichier de suivi des missions (Excel, Google Sheets, outil maison).
• Ta boîte mail.
• L’accès à ton compte bancaire professionnel.
• La liste de tes missions actives, avec leurs dates de fin.

0. Pourquoi ce diagnostic

Dans notre métier, on parle beaucoup de ce qui se passe avant la signature : sourcing, annonces, entretiens, négociation du TJM. On parle très peu de ce qui se passe après.

Pourtant, une mission en régie, c’est une signature et ensuite des mois de répétition. Chaque mois, il faut récupérer un CRA, le faire valider, facturer, encaisser, payer le consultant, et vérifier que la marge est toujours celle qu’on croyait. Le TJM se négocie une fois. Tout le reste se rejoue chaque mois.

J’ai longtemps fait tout ça dans un Excel, avec une boîte mail et la banque ouverte dans un autre onglet. Ça marchait, tant que je n’oubliais rien. Le problème d’un système qui marche tant qu’on n’oublie rien, c’est qu’on ne sait pas où il va céder.

Ce diagnostic sert à ça : repérer les endroits qui ne tiennent que par ta mémoire, avant qu’ils ne cèdent.

Comment l’utiliser

1. Lis la partie 1 (cinq minutes) : elle te donne la grille de lecture.
2. Réponds aux 20 questions avec tes fichiers ouverts. Réponds sur ce que tu constates, pas sur ce que tu comptes faire.
3. Lis l’étape de ta zone la plus basse et applique son correctif ce mois-ci. Une seule zone. Les autres attendront.

1. La grille de lecture : la chaîne de l’après-placement

La chaîne

Chaque mission en régie parcourt tous les mois les mêmes huit maillons :

1. Mission active        (client, consultant, TJM vendu, coût, dates)
2. Jours travaillés      (ce qui s’est réellement passé)
3. CRA reçu              (le consultant a déclaré ses jours)
4. CRA validé            (le client a confirmé)
5. Facture émise         (au bon client, au bon TJM)
6. Paiement reçu         (et rapproché de sa facture)
7. Consultant payé       (sa facture ou son salaire)
8. Marge constatée       (ce que la mission t’a vraiment rapporté)

Entre deux maillons, il y a un passage de relais. Pour chacun, pose-toi une seule question : qu’est-ce qui déclenche l’étape suivante ?

• Si la réponse est « un outil, une date fixe, une alerte » : le maillon tient.
• Si la réponse est « moi, quand j’y pense » : c’est un point de rupture.

Un cabinet peut très bien fonctionner avec des points de rupture. Il fonctionne tant que la personne qui y pense est disponible, attentive et pas en vacances.

Quatre erreurs de perception

« J’ai tout en tête. »
Avec trois missions, c’est vrai. Plus le nombre de missions monte, plus « tout en tête » veut dire « tout sur une seule personne ».

« Mon CA facturé me dit si je vais bien. »
Facturé n’est pas encaissé. Un mois où tu factures beaucoup peut être un mois où ta trésorerie baisse, si les paiements des mois précédents ne sont pas rentrés.

« La marge est fixée à la signature. »
La marge négociée, oui. La marge réelle dépend des jours réellement validés, des avenants correctement répercutés, des frais refacturés ou non, et du moment où l’argent arrive.

« La fin de mission, c’est le client qui me préviendra. »
Parfois. Souvent la veille. Une prolongation ou un remplacement se prépare des semaines avant la date de fin, et c’est à toi de la voir venir.

2. Le diagnostic

Le barème

Pour chaque question :

• 2 points : oui, et tu peux le vérifier en moins de deux minutes, sans demander à personne.
• 1 point : oui, mais de tête, ou ça dépend d’une personne précise, ou c’est vrai « la plupart du temps ».
• 0 point : non, ou tu ne sais pas.

Sois dur avec toi-même. Un 1 honnête vaut mieux qu’un 2 optimiste.

Les réponses ci-dessous sont calculées dans ton navigateur. Rien n’est envoyé nulle part. Elles restent enregistrées sur cet appareil pour que tu puisses t’interrompre et reprendre plus tard — le bouton « Remettre à zéro » les efface.

Question bonus, hors score (repère réglementaire)

Sais-tu comment ton entreprise reçoit et recevra ses factures électroniques ? La réforme de la facturation électronique en France prévoit une obligation de réception pour toutes les entreprises à partir de septembre 2026, et une obligation d’émission pour les PME et microentreprises à partir de septembre 2027. Vérifie ta situation exacte et le calendrier en vigueur avec ton expert-comptable : c’est un repère, pas un conseil juridique.

Même principe pour le dossier sous-traitant (question E4) : si tu fais appel à des freelances ou des sociétés sous-traitantes, tu as des obligations de vérification de leurs documents (obligation de vigilance). Fais le point sur la liste exacte avec ton conseil.

Ton tableau de score

Lire ton résultat

Par zone

• 0 à 3 : rouge. Cette zone repose sur ta mémoire, ou n’est pas suivie. C’est ici que quelque chose finira par tomber.
• 4 à 6 : orange. Ça fonctionne, mais par habitude ou grâce à une personne. Ça tient tant que rien ne change.
• 7 à 8 : vert. La zone tient sans toi. Ne touche à rien.

Ta priorité

1. Prends ta zone la plus basse.
2. En cas d’égalité, choisis celle qui arrive le plus tôt dans la chaîne, dans l’ordre A, B, C, D, E. Un CRA manquant bloque la facture, qui bloque l’encaissement, qui fausse la marge. Corriger l’aval quand l’amont fuit ne sert à rien.
3. Ne traite qu’une zone ce mois-ci.

Ton total, pour te situer (pas pour te juger)

• Beaucoup de rouge et plusieurs missions actives : ton back-office repose sur toi. Commence par l’étape 1, puis ta zone rouge.
• Surtout de l’orange : tu as de bonnes habitudes, il leur manque des déclencheurs. Les correctifs des étapes 2 à 6 sont faits pour toi.
• Surtout du vert : ton organisation tient. Garde ce document pour le jour où ton volume change.

Ton rapport de diagnostic

Établi le ·

Ton ordre de traitement

Par score croissant. À égalité, la zone la plus tôt dans la chaîne passe d’abord : un CRA manquant bloque la facture, qui bloque l’encaissement, qui fausse la marge.

Ce qu’il y a à corriger, zone par zone

Tes 30 prochains jours

Le téléchargement passe par l’impression de ton navigateur : choisis « Enregistrer au format PDF » comme destination.

3. Étape 1 : Dessiner ta chaîne réelle

Objectif

Voir, sur tes vraies missions, combien de temps s’écoule entre chaque maillon, et où les choses attendent.

Pourquoi c’est important

Le score te dit où ça fragilise. La chaîne te dit combien ça coûte en délai. Ce délai, c’est de la trésorerie qui attend.

Ce que tu dois faire

Prends trois missions actives, dont celle qui t’a donné le plus de fil à retordre le mois dernier. Pour chacune, note la date réelle de chaque maillon pour le mois dernier.

Questions de diagnostic

1. Quel est le passage de relais le plus long sur ces trois missions ?
2. Qui a déclenché chaque passage : un outil, une date fixe, ou toi ?
3. Y a-t-il un maillon dont tu ne retrouves pas la date ?

Mini-exercice

Remplis ce tableau (dix minutes) :

Exemple (fictif)

Mission « Refonte d’une application interne », consultant freelance, client direct.
Dernier jour travaillé : 30 avril. CRA reçu : 6 mai, après deux relances. CRA validé par le client : 9 mai. Facture émise : 13 mai. Paiement reçu : 14 juin. Consultant payé : 16 juin.
Lecture : treize jours entre la fin du mois et la facture, dont six à attendre un CRA. Le déclencheur le plus fragile, c’est « je relance quand je m’en rends compte ».

Validation

• J’ai rempli le tableau pour trois missions.
• J’ai identifié le passage de relais le plus long.
• J’ai identifié au moins un maillon déclenché par « moi, quand j’y pense ».

Erreurs fréquentes

• Remplir de mémoire au lieu de vérifier les dates dans les mails et la banque.
• Choisir trois missions qui se passent bien. Prends au moins celle qui t’agace.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois avoir une chaîne datée sur trois missions et le nom de ton point de rupture principal.

Prochaine étape

Va directement à l’étape de ta zone la plus basse.

4. Étape 2 : Zone A, les CRA

Objectif

Que les CRA arrivent sans que tu aies à les réclamer un par un, et qu’un CRA validé ne puisse plus bouger.

Pourquoi c’est important

Le CRA est le premier maillon. Tant qu’il n’est pas là, il n’y a ni facture, ni encaissement, ni marge. Chaque jour de retard sur un CRA décale toute la chaîne.

Ce que tu dois faire

1. Fixe une date de remise unique pour tous les consultants (par exemple le dernier jour ouvré du mois) et annonce-la une fois pour toutes, par écrit.
2. Ajoute dans ton tableau de suivi une colonne « CRA reçu le » et une colonne « CRA validé le » pour chaque mission et chaque mois. Case vide = à relancer.
3. Programme le rappel une fois pour toutes (rappel récurrent dans ton agenda, la veille de la date de remise), avec le message type T3 prêt à envoyer.
4. Garde la validation du client au même endroit que le CRA (même dossier, même nom de fichier).
5. Une fois un CRA validé, n’y touche plus. Une correction devient un nouveau CRA, ou une ligne de régularisation sur la facture suivante, jamais une modification silencieuse.

Questions de diagnostic

1. Combien de CRA as-tu dû réclamer le mois dernier ?
2. Retrouves-tu la validation du client pour chacun ?
3. Un consultant a-t-il déjà modifié un CRA après validation ?

Mini-exercice

Ouvre ton tableau. Pour le mois dernier, colorie en rouge chaque CRA reçu après la date de remise. Compte-les. C’est ton point de départ, à comparer le mois prochain.

Exemple (fictif)

Un cabinet avec huit consultants reçoit ses CRA « au fil de l’eau », par email, dans des formats différents. En fixant une date unique, un format unique et un rappel la veille, la relance n’a plus besoin d’être pensée : elle part à date fixe, avec le même message pour tout le monde.

Validation

• La date de remise est fixée et communiquée par écrit.
• Mon tableau a une colonne « CRA reçu le » et une colonne « CRA validé le ».
• Le rappel mensuel est programmé.
• Je sais où se trouve chaque validation client.

Erreurs fréquentes

• Accepter tous les formats (photo, tableur, texte dans un mail). Tu passes ensuite ton temps à recopier.
• Relancer au cas par cas, en fonction de ton humeur ou du consultant.
• Corriger un CRA validé « pour arranger », sans trace.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois avoir une date de remise unique, un rappel automatique et une trace de validation pour chaque CRA.

Prochaine étape

Si la zone B est aussi en rouge ou orange, enchaîne le mois prochain sur la facturation.

5. Étape 3 : Zone B, la facturation

Objectif

Qu’aucun CRA validé ne reste sans facture, et que chaque facture reprenne le bon TJM sans ressaisie.

Pourquoi c’est important

Une facture en retard, c’est un paiement en retard du même nombre de jours. Une facture fausse, c’est un avoir, une nouvelle facture, et un client qui se demande si le reste est juste.

Ce que tu dois faire

1. Ajoute une colonne « Facturé le » à côté de « CRA validé le ». Règle : toute ligne avec une validation et sans date de facture est une facture à émettre, et elle passe avant tout le reste.
2. Crée un seul onglet « Missions » où vivent les TJM, et fais pointer tes factures vers cet onglet au lieu de retaper le montant.
3. Quand un avenant change un TJM, modifie la fiche mission le jour de la signature, avec la date d’effet, et pas au moment de facturer.
4. Liste les frais à refacturer dans le même tableau, avec la mission et le mois concernés.

Questions de diagnostic

1. Combien de CRA validés le mois dernier ne sont pas encore facturés ?
2. Combien de fois as-tu tapé un TJM à la main ce mois-ci ?
3. As-tu émis un avoir cette année à cause d’une erreur de montant ?

Mini-exercice

Filtre ton tableau sur « CRA validé, pas de date de facture ». Chaque ligne qui sort est de l’argent que tu n’as pas encore demandé.

Exemple (fictif)

Un avenant fait passer un TJM de 600 à 640 euros au 1er mars. Le fichier de facturation est un modèle dupliqué chaque mois : la facture de mars reprend 600. L’écart est découvert en juin. Si le TJM n’existe qu’à un seul endroit, daté, l’erreur ne peut pas se produire.

Validation

• Ma colonne « Facturé le » existe.
• Mes TJM n’existent qu’à un seul endroit.
• Chaque avenant a une date d’effet dans la fiche mission.
• Mes frais refacturables sont listés par mission et par mois.

Erreurs fréquentes

• Dupliquer la facture du mois précédent et changer seulement le nombre de jours.
• Garder les frais du consultant « pour plus tard » et les oublier.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois pouvoir dire en une minute quelles factures restent à émettre, et être sûr de leur TJM.

Prochaine étape

Zone C : une fois la facture partie, il faut qu’elle soit payée.

6. Étape 4 : Zone C, l’encaissement

Objectif

Savoir à tout moment qui te doit quoi, depuis quand, et quand tu relances.

Pourquoi c’est important

Tu paies souvent tes consultants avant d’être toi-même payé, ou tu as négocié de les payer à réception. Dans les deux cas, un retard client finit par peser sur ta trésorerie ou sur ta relation avec le consultant.

Ce que tu dois faire

1. Ajoute à chaque facture sa date d’échéance, calculée dès l’émission.
2. Ajoute une colonne « Payé le » et une colonne « Prochaine relance le ».
3. Adopte une séquence de relance fixe, par exemple : un rappel courtois quelques jours avant l’échéance pour les nouveaux clients, une relance le lendemain de l’échéance, une seconde une semaine plus tard, puis un appel. Les messages T4 et T5 sont prêts.
4. Une fois par semaine, à un moment fixe, ouvre ta banque et note la date de paiement de chaque virement reçu face à sa facture. Si le montant ne correspond pas, note l’écart tout de suite.
5. Pour les chaînes avec intermédiaire, note dans la fiche mission qui est le client final, qui est le payeur, et le délai de paiement contractuel de chacun.

Questions de diagnostic

1. Quelle est ta facture en retard la plus ancienne ?
2. Quand as-tu relancé ce client pour la dernière fois ?
3. As-tu reçu un virement ce mois-ci que tu n’as pas encore rattaché à une facture ?

Mini-exercice

Filtre : « échéance dépassée, pas de date de paiement ». Pour chaque ligne, écris une date de prochaine relance. Aucune ligne ne doit rester sans date.

Exemple (fictif)

Une facture de 12 000 euros TTC est payée 11 400 euros. Personne ne le remarque, car le rapprochement se fait « à peu près » en fin de trimestre. L’écart (une retenue, une erreur, un escompte non prévu) n’est repéré que trois mois plus tard. Un rapprochement hebdomadaire ligne par ligne l’aurait fait ressortir la semaine même.

Validation

• Chaque facture a une échéance.
• Chaque facture en retard a une date de prochaine relance.
• J’ai un créneau hebdomadaire de rapprochement.
• Les chaînes avec intermédiaire ont leur payeur identifié.

Erreurs fréquentes

• Relancer seulement quand la trésorerie coince, donc trop tard et sous tension.
• Considérer « virement reçu » comme « facture payée », sans vérifier le montant.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois pouvoir sortir en une minute la liste des retards, avec leur ancienneté et leur prochaine relance.

Prochaine étape

Zone D : maintenant que tu sais ce qui est encaissé, tu peux regarder ce que ça t’a rapporté.

7. Étape 5 : Zone D, la marge

Objectif

Connaître la marge réelle de chaque mission, chaque mois, et être alerté quand une mission descend sous ton seuil.

Pourquoi c’est important

Une mission peu rentable ne fait pas de bruit. Elle occupe le même temps administratif qu’une bonne mission, et tu ne la vois qu’en faisant le bilan.

Ce que tu dois faire

1. Dans ton onglet « Missions », ajoute deux colonnes calculées : la marge par jour (TJM vendu moins coût journalier) et le taux de marge (marge par jour divisée par TJM vendu).
2. Choisis ton seuil, écris-le en haut de l’onglet, et ajoute une mise en forme conditionnelle : toute mission sous le seuil passe en rouge. Le bon seuil dépend de ton modèle et de tes frais. Il n’existe pas de chiffre universel, l’important est d’en avoir un.
3. Chaque mois, calcule la marge sur les jours validés du CRA, pas sur les jours prévus.
4. Garde deux totaux mensuels : marge facturée et marge encaissée.

Questions de diagnostic

1. Quelle est ta mission la moins rentable aujourd’hui ?
2. Était-elle déjà la moins rentable à la signature, ou l’est-elle devenue ?
3. Quel écart entre ta marge facturée et ta marge encaissée sur les trois derniers mois ?

Mini-exercice

Trie tes missions actives par taux de marge croissant. Pour les deux dernières, écris une phrase : pourquoi cette marge, et est-ce que tu la renégocierais au renouvellement ?

Exemple (fictif)

Mission vendue 650 euros par jour, consultant payé 550 euros par jour : 100 euros de marge par jour, soit un taux d’environ 15 %. Si ton seuil est à 30 %, cette mission doit ressortir en rouge chaque fois que tu ouvres le fichier, et pas seulement au bilan.

Validation

• Chaque mission active a sa marge par jour et son taux.
• Mon seuil est écrit et la mise en forme conditionnelle fonctionne.
• Ma marge du mois est calculée sur les jours validés.
• Je distingue marge facturée et marge encaissée.

Erreurs fréquentes

• Oublier le coût réel d’un salarié en régie (charges, congés, intercontrat).
• Calculer la marge sur les jours prévus au contrat.
• Ne regarder que la marge moyenne du cabinet : une bonne moyenne peut cacher une mission à perte.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois voir en un coup d’œil les missions sous ton seuil.

Prochaine étape

Zone E : les missions ont une fin, et c’est souvent là que la marge se renégocie.

8. Étape 6 : Zone E, les échéances et le dossier

Objectif

Ne plus jamais découvrir une fin de mission trop tard, et avoir un dossier complet pour chaque mission.

Pourquoi c’est important

Une fin de mission non anticipée, c’est un consultant en intercontrat, une prolongation négociée dans l’urgence, ou un client qui a déjà trouvé quelqu’un d’autre. La renégociation d’un TJM se prépare aussi à ce moment-là.

Ce que tu dois faire

1. Ajoute à chaque mission sa date de fin contractuelle et une colonne « Rappel le », fixée plusieurs semaines avant (60 jours est un bon point de départ, à ajuster selon tes clients).
2. Programme ce rappel dans ton agenda le jour où tu signes la mission ou l’avenant.
3. Au rappel, envoie le message T5 au client et parle au consultant de la suite.
4. Crée une liste de contrôle par mission : contrat signé, avenants, RIB du consultant, pièces administratives à demander selon son statut. Case vide = à réclamer.

Questions de diagnostic

1. Quelle est la prochaine mission qui se termine ?
2. Le client et le consultant savent-ils ce qui se passe après ?
3. Pour quelle mission active ne retrouverais-tu pas le contrat signé en deux minutes ?

Mini-exercice

Trie tes missions actives par date de fin. Pour chacune qui finit dans les 60 prochains jours, écris la prochaine action et sa date.

Exemple (fictif)

Une mission se termine le 30 juin. Le rappel tombe le 1er mai. Le cabinet interroge le client, apprend qu’une prolongation de trois mois est probable, et en profite pour proposer le nouveau TJM prévu au contrat. Sans rappel, la question arrive le 25 juin, et le TJM reste le même.

Validation

• Chaque mission active a une date de fin et une date de rappel.
• Les rappels sont dans mon agenda.
• Chaque mission a son contrat et ses avenants retrouvables.
• Chaque consultant actif a un dossier complet.

Erreurs fréquentes

• Suivre la date de fin « de tête » parce que « le client va prolonger, c’est sûr ».
• Classer les contrats dans les mails.

Résultat attendu

À la fin de cette étape, tu dois connaître tes fins de mission à 60 jours et avoir un dossier complet par mission.

Prochaine étape

Refais le diagnostic dans un mois, sur la même grille. Compare zone par zone.

9. Les modèles

T1. Le tableau de suivi minimum

Un seul fichier, trois onglets. C’est le minimum pour que les étapes 2 à 6 tiennent.

Onglet « Missions » (une ligne par mission)

Tableau large : fais-le défiler horizontalement.

Onglet « Mois » (une ligne par mission et par mois)

Tableau large : fais-le défiler horizontalement.

Onglet « Dossiers » (une ligne par consultant)

Trois filtres à enregistrer dans l’onglet « Mois » :

• « CRA validé le » rempli et « Facturé le » vide : à facturer ;
• « Échéance » dépassée et « Payé le » vide : en retard ;
• « CRA reçu le » vide pour le mois écoulé : CRA manquant.

T2. La routine de fin de mois

T3. Rappel CRA au consultant

T4. Relance de facture, première puis seconde

Le tutoiement suit ton usage avec le client : passe au vouvoiement si c’est ton registre avec lui.

T5. Anticiper une fin de mission avec le client

10. Checklist finale

Diagnostic

• J’ai répondu aux 20 questions avec mes fichiers ouverts.
• J’ai mon score par zone et ma zone prioritaire.
• J’ai dessiné la chaîne réelle de trois missions.

Outils

• Mon tableau de suivi a ses trois onglets.
• Mes trois filtres (à facturer, en retard, CRA manquant) sont enregistrés.
• Mes TJM n’existent qu’à un seul endroit.
• Mon seuil de marge est écrit.

Routine

• Le rappel CRA mensuel est programmé.
• J’ai un créneau hebdomadaire de rapprochement bancaire.
• Chaque fin de mission a un rappel dans mon agenda.
• Mes cinq messages types sont enregistrés comme modèles.

Dans un mois

• Je refais le diagnostic et je compare zone par zone.

11. Les erreurs fréquentes

1. Tout corriger en même temps. Tu abandonnes au bout de deux semaines. Une zone par mois.
2. Commencer par l’aval. Une belle procédure de relance ne sert à rien si les factures partent en retard parce que les CRA manquent.
3. Confondre facturé et encaissé. C’est l’erreur qui coûte le plus cher en trésorerie.
4. Construire un Excel parfait. Plus il est complexe, plus il dépend de la personne qui l’a construit. Le tableau T1 est volontairement minimal.
5. Garder la validation client dans les mails. Le jour où un client conteste une facture, tu cherches pendant une heure.
6. Ne pas avoir de seuil de marge. Sans seuil, aucune mission n’est « mauvaise », donc aucune n’est renégociée.
7. Suivre les fins de mission de tête. C’est la seule zone où l’erreur se voit toujours trop tard.

12. Passage à l’action

Cette semaine :

1. Note ton score et ta zone prioritaire ici : zone ______, score ___/8.
2. Applique le premier point de « Ce que tu dois faire » de cette zone. Un seul.
3. Mets dans ton agenda, dans un mois, un rappel : « Refaire le diagnostic Après la signature ».

Si tu veux, envoie-moi ta zone la plus basse et ton score par message. Je te dis ce que je corrigerais en premier à ta place.

13. Ce que j’ai construit pour moi

Tout ce qui précède se fait dans un Excel. Je l’ai fait pendant longtemps, et à petit volume c’est souvent suffisant.

À un moment, chez Novera Talent, ça ne l’était plus. Les CRA arrivaient par email, les factures se montaient une par une, les relances partaient au feeling, la marge se découvrait après coup, et rien ne me prévenait d’une fin de contrat. J’ai donc construit un back-office pour mon propre cabinet : Novera Missions. Ce n’est pas un ATS et il ne fait pas de sourcing. Il prend le relais après la signature.

Voici ce qu’il fait aujourd’hui, zone par zone :

• CRA : chaque consultant a un portail où il déclare ses jours et soumet son CRA. Les jours fériés ne sont pas saisissables. Le cabinet reçoit une notification dans l’application à la soumission. Le client valide ou refuse le CRA depuis son propre portail, avec un motif obligatoire en cas de refus, et le consultant en est informé dans l’application. Un CRA facturé est verrouillé.
• Facturation : une facture brouillon se génère depuis un CRA validé. Les TJM vendu et acheté sont figés sur le CRA au moment de la validation. L’émission passe aujourd’hui par l’API Qonto : si ton cabinet n’est pas chez Qonto, tu ne pourras pas émettre tes factures depuis l’outil. Quand un virement reçu correspond exactement au montant de la facture, il y est rapproché automatiquement ; sinon, le rapprochement reste à faire à la main.
• Encaissement : le tableau de bord liste les factures en retard avec leur nombre de jours de retard, ainsi que les factures fournisseurs en retard. Un cockpit cash liste les CRA validés en attente de facture.
• Marge : chaque mission affiche sa marge. Les missions actives sous un seuil de marge que tu paramètres (30 % par défaut) remontent dans le tableau de bord.
• Échéances et dossier : des rappels avant l’échéance des contrats remontent dans le tableau de bord, ainsi que les missions actives sans contrat et les freelances sans CV ou sans RIB.
• Fin de mois : une vue rassemble tout cela dans l’ordre, en commençant par ce qui concerne le cash : retards, factures à émettre, CRA en attente ou manquants, marges faibles, pièces manquantes.

Je le montre en démo sur un jeu de données de démonstration, jamais sur les données de mon cabinet : un cabinet fictif avec quelques clients, consultants, missions, CRA et factures, dont une mission sous le seuil de marge et une facture en retard.

Une démo a du sens si :

• tu as plusieurs consultants en régie et ton score montre au moins une zone rouge ou orange ;
• c’est toi qui décides, ou tu peux en parler directement à la personne qui décide ;
• tu envisages de changer ta façon de faire dans les prochains mois.

Elle n’a pas de sens si :

• ton score est vert partout, ou tu as une ou deux missions : garde ton Excel ;
• tu cherches un ATS, un outil de paie ou un logiciel comptable ;
• ton cabinet n’est pas chez Qonto et tu veux émettre tes factures depuis l’outil : ce n’est pas encore possible.

Je te dirai aussi franchement ce qui n’est pas encore prêt. On parlera de ta banque, de ton volume et de ce que tu attends sur le cadre contractuel et l’hébergement des données : certains de ces points sont encore en cours de mon côté, et je préfère qu’on les regarde ensemble plutôt que de te promettre quoi que ce soit.

Pas envie de réserver un créneau ? Écris-moi sur LinkedIn, avec ta zone la plus basse.