Cockpit cash
Le suivi des encaissements clients d’un cabinet en régie, sur un seul écran
Ce qui doit rentrer, ce qui est rentré, ce qui est en retard, et ce qui n’a même pas encore été facturé. Le cockpit cash de Novera Missions lit vos factures, vos comptes rendus d’activité et les virements de votre compte Qonto pour dire, chaque matin, où en est l’argent de vos missions.
Savoir qui a payé ne devrait pas demander d’ouvrir la banque
Dans un cabinet qui place en régie, l’argent suit un cycle simple et répétitif : un CRA validé, une facture, un virement, et en face la facture du consultant à régler. Ce qui le rend opaque, c’est qu’il vit dans quatre outils. Le relevé bancaire d’un côté, la liste des factures de l’autre, les CRA dans une boîte mail, les frais dans un dossier partagé. Personne ne ment, mais personne ne voit tout.
- Le retard d’un client se découvre le jour où il faut payer le consultant.
- Un CRA validé mais jamais facturé, c’est un mois de prestation qui dort — et rien ne le signale.
- Le virement de 6 000 € reçu hier correspond à laquelle des trois factures de 6 000 € ?
- Les frais avancés pour une mission sont remboursés au consultant, puis oubliés au moment de facturer le client.
- La marge réellement encaissée, personne ne la connaît avant le bilan.
Ce que le cockpit affiche, et d’où ça vient
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Quatre chiffres prévisionnels, quatre chiffres réalisés
Côté prévisionnel : le solde net à venir, c’est-à-dire ce qui reste à encaisser moins ce qui reste à payer ; les encaissements attendus, avec la part en retard ; les décaissements attendus vers vos fournisseurs et vos freelances, avec la part en retard ; et la marge à venir sur les factures émises, avec la part à risque. Côté réalisé : l’encaissé sur la période et sa marge, le décaissé, le flux net, et le montant en retard chez vos clients avec le nombre de factures à relancer. Les avoirs sont déduits partout, en montant signé.
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L’échéancier, par fenêtre de temps
Les encaissements et les décaissements attendus sont ventilés par échéance : en retard, à sept jours, à trente, à soixante, au-delà. Sous l’échéancier, deux délais moyens observés sur les quatre-vingt-dix derniers jours : celui auquel vos clients vous paient, et celui auquel vous payez vos fournisseurs.
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Trois zones : urgent, à traiter, sous surveillance
Urgent regroupe les clients à relancer et les fournisseurs à régler, en retard ou cette semaine. À traiter liste ce qui a été oublié : les CRA approuvés qui attendent leur facture depuis plus de sept jours, les missions actives sans CRA ce mois-ci avec le montant que cela représente, les frais à refacturer au client, les écarts entre un frais facturé et son justificatif, et les factures à vérifier quand la société facturée n’est pas le client de la mission. Sous surveillance montre l’encours client sain, à échéance, et les factures fournisseur attendues depuis longtemps.
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Les virements Qonto se rapprochent seuls, au montant exact
Les transactions du compte sont lues par l’API Qonto. Un crédit est rapproché de la facture ouverte dont le montant TTC correspond au centime près ; si deux factures ont le même montant, le nom du client départage. Quand rien ne permet de trancher, le virement est mis de côté avec la liste des factures candidates, et vous choisissez. La facture rapprochée passe en payée, et le rapprochement est journalisé.
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Le rapprochement achat ↔ vente, mission par mission
Pour chaque mission et chaque mois, une ligne aligne la facture du consultant — attendue, reçue, payée — et la facture du client — émise, en retard, encaissée — avec la marge brute qui en résulte. C’est la réponse à la question « où en est cette chaîne ? », sans ouvrir ni la facture ni la banque.
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Les relances suivent des paliers
Une facture échue est relancée par e-mail à des paliers fixes après l’échéance, depuis un modèle que vous modifiez, avec le numéro, le montant, les dates et le nombre de jours de retard. La relance part à la main ou par une tâche planifiée ; elle n’envoie jamais deux fois le même palier, ni plusieurs paliers d’un coup, et suppose un contact e-mail renseigné chez le client. Chaque envoi laisse une trace dans le journal d’audit.
Ce que le cockpit fait, précisément
- Encaissements et décaissements attendus, avec la part en retard de chaque côté.
- Solde net prévisionnel et flux net réalisé sur la période.
- Marge à venir sur les factures émises, marge encaissée sur les factures payées.
- Échéancier par fenêtres : en retard, sept, trente, soixante jours et au-delà.
- Délai moyen de paiement client et fournisseur, sur quatre-vingt-dix jours glissants.
- CRA approuvés en attente de facture, et missions actives sans CRA ce mois.
- Frais à refacturer au client, et écarts entre montant facturé et justificatif.
- Rapprochement des virements Qonto au montant exact, arbitrage manuel des cas ambigus.
- Rapprochement achat ↔ vente par mission et par mois, avec la marge brute.
- Relances d’impayés par paliers, modèle d’e-mail modifiable, trace d’audit.
- Avoirs déduits des encours et des totaux.
- Export FEC et CSV des états, pour le cabinet comptable.
Ce que ce n’est pas
Ce n’est pas un logiciel de trésorerie : le cockpit ne projette que ce qui est déjà facturé ou attendu sur vos missions, il ne modélise ni vos charges fixes, ni vos emprunts, ni le solde de votre compte. Ce n’est pas non plus un outil de recouvrement : il relance par e-mail à des paliers, il n’envoie pas de mise en demeure et ne gère aucun contentieux. La lecture des virements passe par l’API Qonto ; sans compte Qonto, l’encours et les retards se suivent depuis les factures, mais le rapprochement reste manuel. Les avoirs s’établissent dans Qonto.
À lire ensuite
- Relancer une facture impayée quand on est une ESN
Les vérifications avant de relancer, la cadence, ce que la loi met de votre côté, et le jumeau de la facture impayée : celle du consultant.
- Le logiciel de facturation en régie
Ce qui alimente le cockpit : la facture générée depuis le CRA approuvé, émise via Qonto.
- Le logiciel de CRA
Le premier maillon : sans compte rendu validé, rien n’apparaît dans « À facturer ».
- Les tarifs
Le cockpit cash fait partie du palier Croissance. Deux paliers, un prix par consultant piloté.
- Face à un ERP de société de services
Le suivi des encaissements existe ailleurs : ce qui change quand il connaît la mission et la marge.
Voir votre cycle CRA → facture → virement sur un seul écran
Trente minutes, sur un jeu de données de démonstration. Je vous montre le cockpit un matin de clôture : ce qui est en retard, ce qui n’a pas été facturé, et le virement qui vient de se rapprocher.