Guide · Encaissement

Relancer une facture impayée quand on est une ESN ou un cabinet en régie

Une facture de prestation en retard n’est pas qu’un problème de trésorerie : en régie, la facture du consultant, elle, tombe à l’heure. Ce guide donne une méthode de relance qui tient sur une page — ce qu’il faut vérifier avant, la cadence, ce que la loi met de votre côté, et le moment où il faut passer la main.

Publié le 24 septembre 2026.

Avant de relancer : vérifier que la facture est vraiment due

La moitié des « impayés » d’un cabinet ne sont pas des refus de payer, ce sont des factures bloquées quelque part entre votre outil et la comptabilité du client. Relancer un client pour une facture qu’il n’a jamais reçue, ou qu’il ne peut pas traiter, coûte plus cher que quelques minutes de vérification.

  • La facture est-elle partie par le canal que le client traite ? Une facture envoyée à l’adresse d’un chef de projet n’arrive pas toujours en comptabilité, et depuis la réforme de la facturation électronique, un client sans plateforme de réception ne peut pas recevoir une facture électronique.
  • Le compte rendu d’activité a-t-il été validé par le client, et joint ? En régie, c’est la pièce qui justifie les jours facturés. Sans elle, la comptabilité du client renvoie la facture à l’opérationnel, et le temps passe.
  • L’échéance est-elle celle du contrat ? Un délai de paiement propre au client — quarante-cinq jours fin de mois par exemple — décale la date à partir de laquelle la facture est réellement en retard.
  • Le numéro de commande, le SIREN et l’entité facturée sont-ils les bons ? Un groupe qui facture par filiale rejette une facture adressée à la maison mère sans toujours le dire.
  • Avez-vous le bon interlocuteur ? La relance se fait auprès de la comptabilité fournisseurs, avec le sponsor opérationnel en copie seulement quand le retard devient sérieux.

Une cadence, pas des coups de fil au feeling

Ce qui fait échouer les relances, ce n’est pas leur ton, c’est leur irrégularité : trois e-mails en deux jours, puis plus rien pendant un mois. Une cadence fixée à l’avance, connue de toute l’équipe, appliquée à toutes les factures, est plus efficace et moins désagréable qu’une relance improvisée. Voici celle que nous appliquons.

Le jour de l’échéance : un rappel factuel

Numéro de facture, montant TTC, date d’émission, date d’échéance. Une question ouverte : quelle est la date de règlement prévue ? Aucune menace, aucun reproche : à ce stade, le retard est souvent un délai de traitement.

À sept jours : la même chose, en rappelant qu’il y a déjà eu un rappel

On joint à nouveau la facture et le CRA validé, on demande si un élément bloque le traitement. C’est ici que les factures « jamais reçues » réapparaissent.

À quinze jours : on nomme les conséquences

Le message rappelle que les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire prévues sur la facture sont exigibles, et met le sponsor opérationnel en copie. Le ton reste neutre : on décrit ce que le contrat prévoit, on ne le brandit pas.

À trente jours : la dernière relance amiable

Un e-mail court, accompagné d’un appel au sponsor. Il annonce que, sans règlement ni date ferme sous huit jours, le dossier sort de la relance commerciale. C’est la limite de ce guide, et de l’outil : ce qui suit relève du recouvrement, avec votre conseil.

Un palier à la fois, et une trace pour chacun

Si une facture a franchi plusieurs paliers sans relance — un cron arrêté, une absence — on n’envoie pas trois e-mails d’un coup : on envoie le palier le plus avancé, une seule fois. Et chaque envoi est noté, avec sa date et son palier, pour que la personne qui reprend le dossier sache exactement où il en est.

Ce que la loi met de votre côté

Entre professionnels, le délai de paiement est de trente jours par défaut, à compter de la réalisation de la prestation ; le contrat ou les conditions générales peuvent prévoir jusqu’à soixante jours à compter de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois. Au-delà, le retard est constitué sans qu’il soit besoin d’un rappel.

Deux sommes sont alors dues de plein droit, sans mise en demeure : des pénalités de retard, calculées au taux prévu sur la facture, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal ; et une indemnité forfaitaire de quarante euros pour frais de recouvrement, par facture impayée. Les deux doivent être mentionnées sur vos factures et dans vos conditions générales de vente : leur absence est elle-même sanctionnable.

Que vous choisissiez ou non de les réclamer est une décision commerciale. Mais elles doivent figurer sur la facture pour que la relance à quinze jours ait un fondement, et pour que le client sache, avant tout retard, ce qu’il coûte.

Source officielle

L’angle régie : la facture impayée a un jumeau

Ce qui distingue une ESN d’un éditeur ou d’un commerçant, c’est qu’en face de chaque facture client il y a une facture d’achat : celle du consultant indépendant ou du sous-traitant, pour les mêmes jours, au TJM acheté. Cette facture-là est due à son échéance, que le client ait payé ou non. Un retard client de trente jours, c’est donc trente jours pendant lesquels vous financez la mission sur votre trésorerie.

Trois conséquences pratiques. D’abord, la relance client n’attend pas : chaque jour de retard a un coût de portage, et il est proportionnel au nombre de consultants placés chez ce client. Ensuite, le CRA validé est votre meilleur argument : le client a lui-même approuvé ces jours, à une date précise, souvent depuis son portail — la relance peut le rappeler sans agressivité. Enfin, le paiement du consultant ne se retient jamais en attendant celui du client, sauf si le contrat de sous-traitance le prévoit noir sur blanc, et c’est rarement une clause qu’un bon consultant accepte.

C’est pour cette raison que, dans un cabinet en régie, le suivi des impayés se lit mission par mission : la facture client émise, la facture du consultant reçue, la marge qui reste entre les deux, et le nombre de jours depuis lesquels la première est en retard.

Le modèle de première relance

Voici le texte livré par défaut dans Novera Missions pour le premier palier. Il est modifiable, et les variables entre accolades sont remplies depuis la facture. Ce qui le fait fonctionner : des faits, une question, aucune formule de politesse en excès.

Objet : Relance — Facture {{invoice.number}}

Bonjour,

Sauf erreur de ma part, la facture {{invoice.number}} d’un montant de {{invoice.amountTtc}} € TTC, émise le {{invoice.issueDate}} et échue le {{invoice.dueDate}}, reste impayée à ce jour ({{daysOverdue}} jours de retard).

Pourriez-vous me confirmer la date de règlement prévue ?

En vous remerciant pour votre attention,

Cordialement,

{{signature}}

Ce que Novera Missions automatise, et ce qu’il ne fait pas

L’outil applique la cadence décrite plus haut : une facture échue est relancée par e-mail aux paliers de zéro, sept, quinze et trente jours après l’échéance, depuis un modèle que vous modifiez, avec le numéro, les montants, les dates et le nombre de jours de retard. La relance part à la main, depuis la facture, ou par une tâche planifiée. Elle n’envoie jamais deux fois le même palier ni plusieurs paliers d’un coup, elle suppose un contact e-mail renseigné chez le client, et chaque envoi est consigné dans le journal d’audit. Le cockpit cash affiche, chaque matin, les factures à relancer et leur nombre de jours de retard.

Il ne fait pas le reste : pas de mise en demeure, pas d’injonction de payer, pas d’appel téléphonique, pas de cession de créance. Quand une facture sort de la relance amiable, elle sort de l’outil, et c’est voulu.

Questions fréquentes

À partir de quand une facture est-elle en retard ?
Dès le lendemain de sa date d’échéance, sans qu’aucun rappel soit nécessaire. L’échéance découle du délai de paiement convenu : trente jours par défaut, jusqu’à soixante jours à compter de la facture ou quarante-cinq jours fin de mois si le contrat ou les conditions générales le prévoient.
Puis-je facturer des pénalités de retard et l’indemnité de quarante euros ?
Oui, à condition qu’elles soient mentionnées sur la facture et dans vos conditions générales. Elles sont dues de plein droit, sans mise en demeure. Les réclamer ou non reste un choix commercial ; les mentionner n’en est pas un.
Faut-il relancer avant l’échéance ?
Pas relancer, mais s’assurer que la facture est arrivée au bon endroit et que le CRA validé l’accompagne. Un message de confirmation de réception à la comptabilité du client, quelques jours après l’émission, évite la plupart des retards de traitement.
Que faire si le client conteste les jours facturés ?
Revenir au compte rendu d’activité : s’il a été validé par le client, la contestation porte sur un document qu’il a lui-même approuvé, et la discussion est courte. Si le CRA a été refusé ou n’a jamais été validé, le problème est en amont de la facture, et il faut le régler avant de relancer.

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Trente minutes, sur un jeu de données de démonstration : une facture en retard, la relance qui part, la trace dans le journal, et le virement rapproché quand le client paie.

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