Logiciel de facturation en régie
Le logiciel de facturation en régie qui part du CRA validé
Une mission en régie se facture au temps passé : des jours validés, un TJM, une échéance. Novera Missions génère la facture depuis le compte rendu d’activité approuvé, l’émet depuis votre compte Qonto et suit l’encaissement jusqu’au virement rapproché.
Facturer la régie à la main, c’est ressaisir le CRA une deuxième fois
Le compte rendu d’activité contient déjà tout ce que la facture doit dire : le mois, le consultant, le nombre de jours, le TJM convenu. Pourtant, dans la plupart des cabinets, quelqu’un recopie ces chiffres dans un outil de facturation, calcule l’échéance de tête, puis va vérifier dans la banque si le virement est arrivé. Chaque recopie est une occasion d’erreur, et chaque erreur se paie en avoir.
- Les jours et le TJM sont recopiés depuis une pièce jointe, avec les erreurs de saisie qui vont avec.
- Un TJM modifié par avenant n’est pas toujours répercuté sur la facture du mois.
- Un client qui a trois consultants reçoit trois factures, ou une facture montée à la main dans un tableur.
- L’échéance est calculée au jugé, et la relance part quand quelqu’un y pense.
- Le rapprochement entre la facture et le virement se fait ligne à ligne, dans l’interface de la banque.
Du CRA approuvé au virement rapproché
- 01
Le brouillon se génère depuis le CRA approuvé
Seul un compte rendu au statut approuvé peut produire une facture. La ligne reprend le mois, le consultant, la mission, le nombre de jours et le TJM vendu tel qu’il a été figé sur le CRA au moment de la validation. Le taux de TVA est celui paramétré pour le cabinet. Un CRA déjà facturé, ou celui d’une mission interne, ne peut pas en produire une seconde.
- 02
Un client, plusieurs consultants : une seule facture
Les CRA approuvés d’un même client se regroupent en une facture, avec une ligne par compte rendu et un libellé que vous pouvez réécrire. Un CRA déjà rattaché à une facture n’est plus proposé : la double facturation est bloquée avant qu’elle n’arrive.
- 03
Vous relisez, ajustez, complétez
Le brouillon reste modifiable tant qu’il n’est pas émis : lignes ajoutées, corrigées ou supprimées, délai de paiement ajusté. Un frais engagé pour la mission se refacture au client en une ligne dédiée, pour le montant justifié. Une prestation au forfait se facture de la même manière, en une ligne, une fois le livrable marqué livré.
- 04
L’émission réserve le numéro et calcule l’échéance
Le numéro de facture n’est attribué qu’à l’émission, dans une séquence continue et selon le format que vous avez choisi. L’échéance se calcule depuis la date d’émission et le délai de paiement du client, à défaut celui du cabinet, à défaut trente jours. La facture part par l’API Qonto avec l’IBAN de votre compte. Si Qonto la refuse, elle reste en brouillon avec le motif affiché, et rien n’est émis en double.
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Le CRA se verrouille, l’encaissement se suit
À l’émission, les comptes rendus rattachés passent en facturé et ne sont plus modifiables. Les virements reçus sur le compte sont rapprochés de la facture ouverte au montant TTC exact ; quand deux factures ont le même montant, le nom du client départage, sinon vous tranchez. Les relances d’impayés suivent des paliers fixes après l’échéance, une seule à la fois, et chacune laisse une trace dans le journal d’audit.
Ce que le module fait, précisément
- Facture unitaire depuis un CRA approuvé, ou groupée pour plusieurs CRA d’un même client.
- TJM vendu figé sur le CRA à la validation, repris tel quel sur la ligne de facture.
- TVA calculée ligne à ligne, chaque ligne portant son propre taux.
- Délai de paiement propre à chaque client, avec un défaut au niveau du cabinet.
- Numérotation séquentielle réservée à l’émission, format paramétrable.
- Refacturation d’un frais au client en une ligne dédiée, pour le montant justifié.
- Prestations au forfait facturées en une ligne, depuis un livrable marqué livré.
- Avoirs déduits de l’encours et des totaux, en montant signé.
- Rapprochement des virements au montant exact, avec arbitrage manuel des cas ambigus.
- Relances d’impayés par paliers, jamais deux fois le même palier, tracées dans le journal d’audit.
- Version imprimable de la facture, à la marque du cabinet.
- Export FEC et CSV des états, pour le cabinet comptable.
Ce qu’il faut savoir avant
L’émission des factures et le rapprochement des encaissements passent aujourd’hui par l’API Qonto. Sans compte Qonto, vous générez les brouillons, vous suivez les CRA et la marge, mais vous n’émettez pas depuis l’outil et vous rapprochez à la main. Une facture payée ne s’annule pas côté Novera Missions : l’avoir se fait dans Qonto. Enfin, Novera Missions n’est pas une plateforme agréée de facturation électronique et ne le deviendra pas ; ce que cela implique pour vous est expliqué sans détour dans le guide ci-dessous.
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